Top 5 Projektmanagement-Software – Verloren im Software-Dschungel

Den (geschäftlichen) Alltag optimal managen – das ist gar nicht so einfach. Dafür gibt es zahlreiche Apps und Software, die sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen dabei unterstützen – vom einfachen Taskmanagement bis zu komplexer Zeitplanung.

Doch genau da liegt das Problem: Welche von den vielen Anwendungen ist die richtige für mich (und mein Unternehmen)? Die Top 5 der Projektmanagement-Software – diese Tools sind gerne genutzt.

1. factro2. Asana3. Trello4. Smartsheet5. monday.com

factro ist ein cloudbasiertes Projekt- und Taskmanagement-Tool aus Deutschland, das Deine Aufgaben in Paketen und Projekten ordnet. So strukturierst Du Dein Projekt durch Teilbereiche und einzelne Tasks und kannst ortsunabhängig und flexibel mit Deinem Team arbeiten.

Individuell wählbare Projektansichten

In factro kannst Du zwischen unterschiedlichen Ansichten wählen:

  • Projektstrukturbaum
    Sieh auf einen Blick Dein gesamtes Projekt mit all seinen Bereichen und Teilaufgaben – übersichtlich und strukturiert.
  • Kanban Board
    Perfekt für die tägliche Arbeit – in den vier Spalten „geplant“, „aktiv“, „Review“ und „beendet“ werden Aufgaben projektübergreifend nach ihrem Status sortiert. So siehst Du immer, was aktuell und als nächstes ansteht.
  • Aufgabenliste
    Die Tabelle zeigt Dir alle Aufgaben – ähnlich wie das Kanban Board – in einer übersichtlichen Aufgabenliste an.
  • Gantt Chart
    Diese visuelle Darstellung zeigt Dir die gesamte zeitliche Planung eines Projektes – mit Meilensteinen und Abhängigkeiten.

Intuitive Nutzung

factro überzeugt vor allem durch seine Benutzerfreundlichkeit. Alle Funktionen und Vorgänge sind weitestgehend selbsterklärend. Verschiedene Aufgaben zum Beispiel können per Drag & Drop verschoben werden. Durch diese hohe Praxisorientierung und einfache Handhabung ermöglicht factro einen schnellen Einsatz in der Praxis – ohne Schulungen und intensive Einarbeitungszeit.

Umfassendes Controlling

Neben Taskmanagement ist factor auch im Bereich Controlling zu nutzen. Herausstechend ist die umfassende Leistungserfassung, durch die Aufwände aufgabenbezogen verbucht werden können. So hast Du die Kosten immer im Blick. factro erfasst Soll-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwände:

  • Soll-Aufwand: geschätzter zeitlicher Aufwand (Arbeitsstunden)
  • Ist-Aufwand:tatsächliche Arbeitszeit
  • Rest-Aufwand: Anpassung/Einschätzung des Ausführenden
  • Delta-Aufwand: Differenz zwischen plan- und Ist-Aufwand

100% made in Germany

Im Gegensatz zu vielen anderen Tools, sichert factro seine Daten in deutschen Rechenzentren in Frankfurt und Nürnberg (nach Normen ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert), die für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen sind.Mit dem Hauptsitz – mit Entwicklung und Kundenservice – in Bochum ist factro 100% in Deutschland „gemacht“.

Fehlende API-Schnittstellen

Eine kleine Schwachstelle von factro ist das Fehlen von Schnittstellen zu anderen Programmen. So kannst musst Du Deine Daten in factro manuell einpflegen. Ein Export aus dem Programm ist aber möglich.

Wie factro ist auch Asana cloudbasiert und ermöglicht somit seinen Nutzern eine flexiblere und dynamischere Arbeitsweise. Das Tool wurde vor allem für die Vereinfachung von Organisation und Teamwork entwickelt. Anpassbar organisiert sich Asana in den Listen „Backlog“, „Ready“, „In progress“ und „Done“. Der Workflow ist durch einzelne Karten dargestellt. In einem Workspace können Projekte organisiert und Aufgaben erstellt und bearbeitet werden – von beliebig vielen Teams. Das Dashboard zeigt alles auf einen Blick, Aufgaben können hier nach Alphabet, Deadline oder Status sortiert werden. So können selbstredend auch Deadlines definiert und lokale Dateien oder Dokumente aus Dropbox, OneDrive oder Google Drive angehängt werden.

Eigenes Nachrichtensystem

Kommunikation wird vor allem in Teamarbeit großgeschrieben. Mit Asana finden sich alle relevanten Informationen an einem Ort und erleichtern Absprachen und Organisation. Durch ein eigenes Nachrichtensystem mit Archiv im Tool, kannst Du projekt- oder aufgabenbezogen noch zielgerichteter kommunizieren.

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Asana ist – ähnlich wie factro – sehr einfach zu handhaben. Funktionen erklären sich von selbst und machen eine schnelle und einfache Nutzung möglich. Da das Tool vor allem auf Collaboration abzielt, ist es auch auf die nötigsten Funktionen reduziert und damit einfach gehalten und übersichtlich.

Leistungsstarke Mobile App

Mit der umfangreichen Mobile App von Asana wird Projektmanagement auch unterwegs möglich. So kannst Du ortsunabhängig Aufgaben und Projekte verwalten und Dich mit Deinen Teammitgliedern absprechen. Außerdem kannst Du auch mobil zwischen der Ansicht in Kalendern, als Liste oder Board wählen.

Serverstandort in den USA

Asana hat aber, im Gegensatz zu factro, einen US-amerikanischen Serverstandort. Das heißt, dass Unternehmensdaten nicht in Deutschland, sondern in den USA gespeichert werden und somit nicht den deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien unterliegen.

Ähnlich wie bei Asana ist Trello in Listen aufgebaut, in denen Aufgaben in Form von Karten sortiert werden. Das Tool wurde auf Grundlage der Projektmanagementmethode Kanban entwickelt, die einzelnen Listen lassen sich aber vollkommen frei gestalten. Trello eignet sich vor allem für das Planen und Umsetzen von einzelnen Aufgaben – optimal für einfaches Aufgabenmanagement. Zu diesem Zweck können die einzelnen Karten mit verschiedenen Optionen gestaltet werden:

  • Mitglieder zuordnen
  • Checklisten abhaken
  • Kommentarfunktionen
  • Fristen/Deadlines
  • Links oder Dateien anhängen (lokale Dateien oder Dokumente aus Google Drive, Dropbox, OneDrive)
  • Aktivitäten-Protokoll

Optimales Aufgabenmanagement

Ein ganz einfaches Kanban Board – so können alltägliche Aufgaben optimal organisiert werden. Durch die Position der einzelnen Karten hast Du immer eine Übersicht über alles, was anfällt, getan werden muss oder vielleicht sogar schon überfällig ist.

Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten

Im Punkt Individualität steht Trello ganz oben. Alle Listen und Karten lassen sich unterschiedlich gestalten. So können Spalten hinzugefügt und nach eigenem Bedarf benannt werden.

Grenzen bei komplexen Projekten

Für einfaches Taskmanagement ist Trello optimal. Willst Du aber komplexere Projekte planen und durchführen, stößt das Tool schnell an seine Grenzen, indem eng verzahnte und weitläufige Arbeitsprozesse nicht ausreichend abgebildet werden können.

Smartsheet ist eine Mischung aus Tabellenkalkulationsprogramm und Projektmanagement-Software. Innerhalb der leeren Tabellen, die das Tool bietet, bist Du unglaublich flexibel und kannst es so gestalten und einrichten, wie Du es individuell benötigst.

Individuell erstellbare Ansichten

Auf den ersten Blick sieht Smartsheet aus wie das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Mitsamt Formeln ist dieses Blatt vollkommen frei gestaltbar und bildet somit die Basis für alle weiteren Ansichten, die Smartsheet anbietet.

  • Kartenansicht
    Die Kartenansicht kann mit einem Kanban Board verglichen werden. Karten werden in verschiedenen Spalten – hier Bahnen genannt – geordnet. Dabei ist die Beschriftung der Bahnen vollkommen frei, sodass Du Aufgaben nicht nur nach Status, sondern auch nach Verantwortlicher oder Datum strukturieren kannst.
  • Gantt Chart
    Perfekt für eine zeitlich detaillierte Planung. Mit dem Gantt Chart können Projekte zeitlich von Grund auf erstellt werden – mit Hinzufügen von Meilensteinen und Abhängigkeiten.
  • Kalender
    Die Kalenderansicht ordnet Termine und Aufgaben zeitlich ein. So hast Du den Überblick über Deine nächste Woche.

Leistungsstarke Berichte und Dashboards

Smartsheet bietet die Möglichkeit umfassende Dashboards und Berichte zu erstellen. Das sind (grafische) Überblicke bzw. Zusammenfassungen von mehreren oder einzelnen Tabellenblättern. Dabei kannst Du durch Widgets relevante Daten, KPIs oder Chats hinzufügen sowie in Echtzeit verfolgen oder aktualisieren. Eine wertvolle Funktion vor allem für Projektleiter oder Führungskräfte.

Intensive Einführungszeit

Durch die enorm vielen Möglichkeiten, die Smartsheet durch seine Offenheit bietet, ist das Tool vielseitig und leistungsstark einsetzbar. Aber gerade durch diese Offenheit ist Smartsheet nicht selbsterklärend und aus diesem Grund nicht direkt nutzbar. Hier sind Schulungen und eine intensive Einführungsphase notwendig, um das Programm optimal nutzen zu können.

monday reiht sich in die Liste der cloudbasierten Software ein und muss daher nicht installiert werden. Das Tool soll vor allem die Organisation und Koordination im Team unterstützen. Das Projektmanagement funktioniert über Tabellen und Tabellenblätter. So werden Aufgaben, Namen und Deadlines organisiert in

  • “pulses“ = Tabellenzeilen
  • “columns“ = Tabellenspalten
  • ”groups” = Tabellen
  • ”boards” = Tabellenblätter

Einfache Bedienung und individuelle Benutzeroberfläche

monday kennzeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Wie factro und Asana ist das Tool intuitiv nutzbar und kann somit unkompliziert in Arbeitsprozesse eingeführt bzw. integriert werden. Durch die Hilfe von Widgets kann die Benutzeroberfläche individuell gestaltet werden, so lässt sich die Software schnell an unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen.

Viele Integrationsmöglichkeiten

Du hast viele Programme mit Daten, die Du in monday einpflegen willst? Das Tool bietet Dir viele Schnittstellen unter anderem mit Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Trello und slack. So können zum Beispiel automatisierte Benachrichtigungen, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, erzeugt werden.

Nur für kleine englischsprachige Teams geeignet

Durch die einfache Struktur ist monday eher für kleine Teams und Unternehmen geeignet. Für die Nutzung in größeren Unternehmen mit komplexeren Projekten fehlen Features, wie zum Beispiel eine Alarmfunktion, Leistungserfassung und genaue Aufgaben-/Projektfilter. Außerdem gibt es das aus Israel stammende Tool ausschließlich in englischer Sprache.

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