So sparst Du Geld: 7 Tipps rund um Buchhaltung und Rechnung

Bild von Sabine van Erp auf Pixabay
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Selbstständige und Unternehmer empfinden die Buchhaltung meist als lästiges Übel. Denn sie kostet Zeit und Nerven. Als bankenunabhängiger Finanzdienstleister für Unternehmer hat die aifinyo AG einige Tipps, wie aus der Pflicht eine geordnete Routine wird. Und mit diesen Tipps sparst Du sogar noch bares Geld.

1. Tipp: Sorge für eine geordnete & vollständige Ablage.

Für manche selbstverständlich, für andere schon die erste Hürde. Eine chronologisch geordnete und vollständige Ablage ist das A und O für eine saubere Buchhaltung. Denn nur wer weiß, wo er suchen muss, wenn er dem Prüfer entsprechende Unterlagen vorlegen muss, der verschwendet keine Zeit mit Suchen. Zudem sparst Du mit vorsortierten Belegen die Kosten, die der Steuerberater für das aufwendige Sortieren in Rechnung stellen müsste. Ordnung zahlt sich hier buchstäblich aus.

Bewährt haben sich die folgenden 6 Kategorien in der Ablage:

  • Kasse (Bargeld): In der Kasse werden sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben notiert und mit entsprechenden Belegen dokumentiert und nach Datum sortiert.
  • Bank: In dieser Ablage werden Bankbelege und Kontoauszüge verwahrt, auf oder absteigend nach Datum.
  • Kreditkartenabrechnungen: Kreditkartenabrechnungen sollten ebenfalls mit den zugehörigen Belegen abgeheftet werden.
  • Ausgangsrechnungen: Hier landen alle Rechnungen, die Du Deinen Kunden übermittelt hast. Auch hier ist eine Sortierung nach Datum sinnvoll. Beachte: Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss fortlaufend sein.
  • Eingangsrechnungen: Alle Rechnungen, die Du beispielsweise von Lieferanten oder Dienstleistern erhältst, werden hier einsortiert. Auch Onlinerechnungen sollten hier nicht vergessen werden. Denn ohne Rechnung können die gezahlten Beträge nicht als Betriebsausgabe verbucht werden.
  • Buchhaltungsauswertungen / Umsatzsteuervoranmeldungen: Hier fügst Du betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und die Umsatzsteuervoranmeldungen ein. Diese Posten verschaffen einen Überblick darüber, ob Du Gewinn oder Verlust gemacht hast und wie hoch Einnahmen und Ausgaben waren.

2. Tipp: Suche Dir Unterstützung.

Buchhaltung für Kleinunternehmer und Selbstständige ist kein Hexenwerk. Dennoch ist aller Anfang schwer. Wenn Du Dir den Anfang nicht alleine zutraust oder aber gerade bei zunehmenden Unternehmenswachstum Hilfe brauchst, dann solltest Du Dir ruhig Unterstützung holen. Zudem ist es für Fachfremde fast unmöglich über alle Neuerungen im Buchhaltungs- und Steuersystem Bescheid zu wissen. Da ist die Hilfe eines kompetenten Steuerberaters Gold wert.

Auch Tools und Buchhaltungssoftware können einen guten Mittelweg darstellen. So erstellt Dir ein so genannter Rechnungsgenerator beispielsweise Deine Rechnungen rechtskonform und mit wenigen Klicks. Das erspart Dir lästiges Formatieren in Word. In Kombination mit einem Tool zur Rechnungsverwaltung bist Du bestens ausgestattet, um den Überblick über Deine Ausgangsrechnungen zu behalten.

3. Tipp: Halte Fristen & Termine ein.

Pflichten, wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Abgabe der Steuererklärung, werden gerne beiseitegeschoben. Irgendwann geraten sie in Vergessenheit und eh Du Dich versiehst, ist die Frist zur Abgabe vorbei und schon werden Verspätungszuschläge oder Mahngebühren fällig. Denn bei einzuhaltenden Terminen und Fristen verstehen Behörden keinen Spaß.

4. Tipp: Prüfe Deine Rechnungen & Geldeingänge.

Sowohl Deine eingehenden als auch Deine ausgehenden Rechnungen solltest Du stets im Blick haben. So solltest Du bei Eingangsrechnungen prüfen, ob Du wirklich das beste Preis-Leistungs-Verhältnis mitnimmst. Gerade bei Dienstleistern wie Stromanbietern, Versicherern oder Internetprovidern solltest Du bestehende Verträge regelmäßig auf den Prüfstand stellen und Dich nach günstigeren Konditionen umsehen. So sparst Du langfristig Geld.

Darüber hinaus solltest Du Deine Ausgangsrechnungen prüfen. Ist die Rechnung korrekt gestellt? Sind alle Steuern vermerkt? Eine falsch gestellte Rechnung kann teuer werden. Vor allem wenn sich der Zahlungseingang verzögert, da der Kunde eine Nachbesserung des Schriftstücks einfordert.

Hat der Kunde seine Rechnung tatsächlich gezahlt? Schaue regelmäßig auf Dein Konto, um Geldeingänge zu prüfen. Denn überfällige Rechnungen sollten rechtzeitig angemahnt werden und im Zweifel an ein professionelles Inkasso-Team übergeben werden. So stellst Du sicher, dass Du auch das erhältst, was Dir zusteht.

5. Tipp: Kopiere Thermopapier-Belege umgehend.

Thermopapier lässt sich prima bedrucken und kommt als praktische Rolle daher. Zahlreiche Belege aus dem Handel, aus Restaurants oder von Tankstellen erhältst Du daher auf nicht lichtechtem Papier. Doch solche Kassenbons verblassen mit der Zeit und sind möglicherweise bei einer Betriebsprüfung nicht mehr lesbar. Eine nicht lesbare Rechnung wird wie eine nicht vorhandene Rechnung behandelt. Denn der Prüfer kann nicht nachvollziehen, ob der Vorsteuerabzug korrekt war und streicht diesen in der Regel rückwirkend. Daher solltest Du Kassenbons und andere Belege auf Thermopapier umgehend kopieren oder digitalisieren.

6. Tipp: Nutze Leasing als Alternative zum Kauf.

Damit Dein Unternehmen läuft und arbeiten kann, benötigt es ausreichend Umlaufvermögen. Zu viel gebundenes Kapital schmälert Deinen Handlungsspielraum und verlangsamt möglicherweise Dein unternehmerisches Wachstum. Beispielsweise lohnt es sich in der Anfangsphase teure Maschinen, Laborgeräte oder Computertechnik zu leasen, anstatt zu kaufen. Geleast werden kann mittlerweile fast alles. Der Investitionsbetrag muss nicht auf einmal aufgebracht werden, wodurch das Kapital für andere Zwecke zur Verfügung steht. Zudem können Leasingraten vollständig als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

7. Tipp: Sei sorgfältig, aber nicht akribisch.

Wie eingangs berichtet, ist Sorgfalt das A und O für eine gelungene Buchhaltung. Dennoch ist es nicht nötig in eine manische Akribie zu verfallen. Nicht jeder Beleg muss in eine Extra-Klarsichthülle gesteckt und so abgeheftet werden. Die Arbeit, all die Belege aus der Hülle zu holen, um sie zu sichten, lässt sich der Steuerberater durch die anfallenden Mehrstunden gut bezahlen. Es reicht völlig die Belege chronologisch im Ordner abzulegen und gegebenenfalls vorher noch eine Kopie davon zu erstellen. Konzentriere Dich zudem auf die wichtigen Belege. Hebe wirklich nur nötige Unterlagen auf und reiche auch nur diese bei Deinem Berater (oder Deinem Finanzamt) ein.

Über die aifinyo AG

Als technologieorientierter Finanzdienstleister hat die aifinyo AG erkannt, dass Finanzthemen Unternehmern den Fokus rauben. Dafür tritt die Firma als Experte für Unternehmensfinanzierung auf und informiert in allen Anliegen rund um das Thema Liquidität. Mit digitalen, innovativen und aufeinander abgestimmten Finanzierungslösungen verschafft aifinyo erfolgreichen Unternehmern mehr Zeit, um sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren.

1 Kommentar zu "So sparst Du Geld: 7 Tipps rund um Buchhaltung und Rechnung"

  1. Danke für diese Tipps rund um Buchhaltung und Rechnung. Zwar glaube ich auch, dass die Buchhaltung für Selbstständige kein Hexenwerk ist, allerdings waren Zahlen noch nie meins. Ich werde deshalb Ihren Rat befolgen und mir zu Anfang Hilfe von einem Steuerberater holen, um Fehler zu vermeiden und ein Verständnis der Aufgaben zu entwickeln.

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