6 Tipps für eure Buchhaltung

In einem Unternehmen müssen grundsätzlich alle Einnahmen und alle Ausgaben festgehalten werden. Ein Unternehmen, welches im Handelsregister gelistet ist, also z.B. eine GmbH, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Einzelunternehmer, die keinen Kaufmannsstand haben, sind dagegen grundsätzlich nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies betrifft in der Regel auch alle Freelancer und Kleinunternehmer. Diese müssen lediglich die Geldeinnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Das kann ganz klassisch mit Stift und Papier erfolgen oder mit Software.

Für welche Variante man sich auch entscheidet, es ist immer sehr wichtig, gleich von Anfang an Ordnung in sein System zu bringen. Andernfalls kann es am Jahresende sehr schwierig werden, Gewinne und Verluste korrekt gegenüberzustellen und auszuwerten. Da sich die meisten Unternehmer jedoch nicht immer mit der Buchhaltung auskennen und es sich deshalb nicht selbst zutrauen, wird hierfür ein externer Buchhalter engagiert.

Alternativ kann man sich aber auch mit einer Buchhaltungssoftware behelfen. Eine solche ermöglicht auch Gründern mit wenigen Vorkenntnissen, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Das Angebot auf dem Markt ist mittlerweile sehr groß und recht unüberschaubar. Am Ende hat sich social-startups.de für die Software von Lexware entschieden. Der Umfang dieser Software ist für unsere Zwecke völlig ausreichend und wahrscheinlich auch für andere kleinere bis mittlere Unternehmen geeignet.

Nachstehend möchten wir noch 6 Tipps geben, die euch bei der Buchhaltung helfen sollen:

Tipp 1: Buchhaltung selbst übernehmen oder abgeben?

Entscheidet euch bereits bei der Gründung, ob ihr die Buchhaltung an externe Buchhalter/Steuerberater abgeben wollt oder ob ihr dies selbst übernehmen möchtet. Externe Anbieter sind meist kostspielig und lohnen sich erst ab einer bestimmten Umsatzgrenze. Falls ihr euch für die günstigere Variante Do-It-Yourself entscheidet, nutzt eine Buchhaltungssoftware, die zu eurem Unternehmen am besten passt. Es sollte eine Software sein, die von den Funktionen her nicht zu überladen ist, aber trotzdem genug bietet, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. So könnt ihr die Finanzen eures Unternehmens selbst in die Hand nehmen und die Kontrolle behalten.
 

Tipp 2: Fehlerfreie Rechnungen

Prüft vor allem erhaltene Rechnungen genau, da es ansonsten zu Schwierigkeiten beim Vorsteuerabzug kommen könnte. Erhaltene (und gestellte) Rechnungen sollten fehlerfreie sein. Jede Rechnung sollte zumindest folgende Elemente enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmens und des Kunden bzw. Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer (eindeutig)
  • Steuernummer bzw. die USt.-ID
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung und deren Entgelt

 

Tipp 3: Kleinunternehmerregelung

Prüft bei der Gründung genau, ob ihr die Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in Anspruch nehmen wollt. Diese Regelung kann nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden und erleichtert die Buchhaltung. Hier kann ein Steuerberater Auskunft geben. Falls ihr euch nach ein paar Jahren doch um entscheiden solltet, kann dies mit Schwierigkeiten verbunden sein.
 

Tipp 4: Kassenbuch

Wenn ihr Bargeschäfte führt, dann ist die Führung eines Kassenbuches empfehlenswert, um alle Geschäftsvorfälle genau zu dokumentieren.
 

Tipp 5: Dokumentation von Geschäftsvorfällen

Zeichnet alle Geschäftsvorfälle neben Rechnungen und Belegen auf. Achtet speziell auf folgende Themen:

  • Lohnzahlungen
  • Kredite
  • Versicherungen
  • Wareneingänge und Warenausgänge
  • Abschreibungen

 

Tipp 6: Termine einhalten

Haltet euch an Termine, besonders an die Termine von Ämtern und Gläubigern. Viele verpasste Termine können mit hohen Mehrkosten verbunden sein. Eine der einfachsten Möglichkeiten um Geld zu sparen ist es, Gebühren durch Mahnungen und Verspätungszuschläge zu vermeiden.
 

Fazit

Bei einem reibungslosen Ablauf der Buchhaltung sollte man sich an die Vorgaben des Systems halten. Gebt alle terminierten Unterlagen termingerecht ab, zahlt die Rechnungen innerhalb der Frist und achtet auf eine korrekte Form der Rechnungen. Auf diese Art und Weise zu arbeiten, erleichtert die Buchhaltung nachhaltig. Die Verwendung einer geeigneten Buchhaltungssoftware könnte die Arbeit noch mehr erleichtern und Kosten sparen. Zudem können so am Jahresende die nötigen Dokumente in passender Form dem Finanzamt vorgelegt werden, da Buchhaltungs-Programme in der Regel direkte Schnittstellen zum Finanzamt beinhalten.

16 Kommentare zu "6 Tipps für eure Buchhaltung"

  1. Ein sehr informativer Beitrag mit den wichtigsten Informationen zum Thema Buchhaltung für Startups. Gerade die Dokumentation von Geschäftsvorfällen ist wichtig und geht im Alltagsstress oft unter. Wer genauer wissen möchte, wie man Einnahmen und Ausgaben richtig erfasst und Belege sortiert, kann das in unserem Artikel nachlesen: https://debitoor.de/gruenderlounge/buchhaltung/wie-verschaffe-ich-mir-einen-ueberblick-ueber-meine-einnahmen-und

  2. Vielen Dank für den interessanten Artikel über Buchhaltung. Ich finde das Thema sehr spannend und habe im Internet auch schon einige gute Seiten gefunden.

  3. Finanzbuchhaltung ist immer ein schwieriges Thema, vor allem wenn man in einer neuen Startup ist. Ich und mein Boss überlegen uns zurzeit, ob es besser wäre, die Hilfe eines Steuerexperten zu haben. Mit dem Artikel haben wir aber schon eine Orientierung, worauf wir aufpassen müssten! Vielen dank

  4. Danke für die Tipps zur Buchhaltung. Mein Bruder und seine Freundin haben ein Start-up gegründet. Bis jetzt hat er die Buchhaltung gemacht, aber es dauert jetzt zu lange, da das Geschäft echt gut läuft. Sie überlegen nun, ob die jemanden in-house einstellen sollen, oder ob sie die Buchhaltung outsourcen sollten. Gibt es da einen Rat?

  5. Hi Anton,

    ich würde gerne wissen, ob das Sofware, die Du empfohlen hast auch geeignet ist für Österreich. Ich habe gerade eine Österreichische Firma für die digitale Buchhaltung für Graz gesehen. Was ist wenn man international arbeitet…?
    https://www.enzinger-stb.at/leistungen/digitale-buchhaltung/

    Gruß

    Mian

  6. Seit einiger Zeit überlasse ich meine steuerlichen Angelegenheiten meinem Steuerberater. Er kennt sich auf diesem Gebiet sehr gut aus und macht seine Arbeit professionell und schnell. Das spart mir ganz viel Zeit.

  7. Als mein Bruder sich selbstständig machte, versuchte er am Anfang, seine Buchhaltung eigenständig zu führen. Das war aber sehr zeitaufwendig. Zudem hatte er keine Lust darauf. Deswegen überlässt er seine Steuerangelegenheiten einem erfahrenen Steuerberater.

  8. Ich und ein Freund haben eine Non-Profit-Organisation gegründet. Ich bin für die Buchführung zuständig. Allerdings habe ich immer noch angst etwas falsch zu machen. Ich denke, ich versuche meinen Geschäftspartner zu überzeugen doch einen Steuerberater hinzuzuziehen. Zumindest im ersten Steuerjahr.

  9. Hallo Anton, vielen Dank für die Tipps zur Buchhaltung. Ich und meine Freunde möchten ein Firma gründen und ich entscheide mich noch nicht, ob wir sie selbst übernehmen oder abgeben sollten. Wir haben keine Erfahrung zu diesem Thema und ich denke, dass günstigere Variante Do-It-Yourself auch bei uns nicht gut funktionieren wird. Vielleicht wird wir zu dem externe Buchhalter abgeben.

  10. Meine Schwester besitzt eine Firma. Sie wollte anfangs, die Buchhaltung externen Steuerberatern zu überlassen. Externe Anbieter sind aber kostspielig und lohnen sich am Anfang nicht ab. Deshalb hat sie sich für eine Buchhaltungssoftware entschieden. Die von ihr ausgewählte Software bietet Funktionen an, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

  11. Es ist ein guter Tipp, sich mit den Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetztes zu beschäftigen. Ich kenne mich da nicht so gut aus und werde einen Steuerberater zur Rate ziehen. Definitiv werde ich ein Kassenbuh anschaffen.

  12. Bei meiner Arbeit ist die Buchhaltung von dem externen Steuerberater übernommen. Ich glaube, es war eine große Entscheidung. Aber finde ich auch ganz praktisch.

  13. Hallo und danke für diese Tipps zur richtigen Buchhaltung! Ich wusste gar nicht, dass auch Freelancer von der doppelten Buchhaltung betroffen sind! Meine Schwester möchte sich jetzt auch selbstständig machen, hat aber großen Respekt vor der Buchhaltung. Dieser Artikel wird sie sicher beruhigen können.

  14. Danke für die Tipps zur Buchhaltung. Mein Cousin setzt sich gerade mit der Finanzbuchhaltung auseinander, weil er mit Freunden ein Start-up gründen möchte. Gut zu wissen, dass man sich überlegen sollte, ob man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte. Das werde ich ihm weiterleiten.

  15. Früher, zu Studienzeiten, habe ich alles in einem Buch eingeklebt. Heute kann ich das nicht mehr machen. Es wäre schön, wenn ich weniger mit dem Papierkram beschäftigt wäre und mich mehr auf das Tagesgeschäft konzentrieren könnte.

  16. Mein Kollege hat daran gedacht, dass er sich mit der Buchhaltung selbstständig machen könnte. Er hat sich auch schon in einem anderen Unternehmen beworben. Ich hoffe, dass er mit Teilzeit sein eigenes Business aufbauen kann.

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