Warum Stempel auch in Startups zum Einsatz kommen sollten

(© istock.com/Lebazele) Datumsstempel erleichtern das Sortieren der täglichen Post

(© istock.com/Lebazele) Datumsstempel erleichtern das Sortieren der täglichen Post

15.07.2015 – Einige sind vielleicht der Meinung, dass Stempel heutzutage kaum mehr benutzt werden, da ein Großteil des Schriftverkehrs über den digitalen Weg läuft. Doch es gibt immer noch viele Bereiche, in denen Stempel täglich zum Einsatz kommen.

Es gibt viele Dokumente, die heute auch ohne Unterschrift und nur in digitaler Form versendet, gültig sind. Gerade in jungen Startups wird fast ausschließlich mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern über den elektronischen Weg kommuniziert. Und trotzdem gibt es Formalien, die nur schwarz auf weiß ausgedruckt und eventuell mit einem Stempel versehen rechtskräftig sind.

Es gibt viele verschiedene Bereiche, in denen man einen Stempel benutzen kann. Oftmals erleichtert er wiederkehrende Arbeitsschritte. Ein Firmenstempel gehört außerdem mit zur Corporate Identity jedes Unternehmens – für Startups ein wichtiger Punkt, denn sie müssen sich auf dem Markt erst noch etablieren und ein einheitliches Design schafft einen Wiedererkennungswert. Wer auf der Suche nach einem professionellen Stempel ist, findet Original Trodat Stempel bei www.trodatstempel.de. Im Sortiment finden Sie die unterschiedlichsten Stempel für jeden Zweck.

Der Firmenstempel

Grundsätzlich ist man als Jungunternehmer nicht gesetzlich verpflichtet, Firmenstempel zu besitzen. Praktisch sind sie trotzdem, denn sie vereinfachen viele Arbeitsschritte. Besonders in der Finanzbuchhaltung, beim Sortieren der Post oder der Beurkundung von wichtigen Dokumenten kommen Stempel häufig zum Einsatz.

Da der Firmenstempel keine Pflicht ist, gibt es auch bei der Gestaltung keine Vorschriften, wie genau ein Stempel auszusehen hat und welche Daten er beinhalten muss.
Achtung: Wenn Sie den Stempel einsetzen wollen, um Briefumschläge für eine Rückantwort schnell und einfach mit Ihrer Empfängeradresse zu versehen, müssen bestimmte Angaben vorhanden sein:

  1. Genaue Firmenbezeichnung,
  2. die Abteilung,
  3. die Straße inklusive Hausnummer,
  4. die Postleitzahl und der Name der Stadt/Gemeinde/Kommune,
  5. eventuell die Angabe des Empfängerlandes, wenn der Brief aus dem Ausland zurückgeschickt wird.

Für alle anderen Verwendungszwecke kann der Stempel ganz frei gestaltet werden. Um ihn auf offiziellen Dokumenten wie Rechnungen oder Quittungen einzusetzen, sollte er natürlich das eigene Logo, die Bezeichnung des Unternehmens und die Kontaktdaten enthalten. Moderne Multi-Color-Stempel können problemlos in mehreren Farben gestaltet werden. So kann man die Farben aus dem Logo ebenfalls in den Stempel mit einfließen lassen und alles ergibt ein einheitliches Corporate Design.

Adress- und Datumsstempel

Bei der Bearbeitung der täglich anfallenden Post ist ein Stempel ein hilfreiches Werkzeug. Mit einem verstellbaren Datumsstempel kann man alles schnell und einfach sortieren. Besonders in Kanzleien und Behörden ist das Datum der eingehenden Post sehr wichtig, um festzustellen, ob Anträge und Dokumente fristgerecht eingereicht wurden.

Für die Verwaltung von Rechnungen sind Stempel ebenfalls von Vorteil. Hierbei wird vor allem zwischen bezahlt oder noch offenen Posten unterschieden. Für ausgehende Rechnungen bietet sich ein zusätzlicher IBAN-Stempel an, der alle wichtigen Informationen zur Zahlung enthält. Gerade nach der Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf das IBAN- und BIC-System weist ein Stempel noch mal deutlich auf die neuen Zahlungsdaten hin. In einer Signalfarbe weckt der Stempel noch mehr Aufmerksamkeit. Außerdem werden eine Rechnung und auch alle anderen Dokumente durch einen Stempel eindeutig als Original gekennzeichnet. Diese Ordnung ist besonders für die Steuererklärung und eine saubere Buchhaltung sehr wichtig. Da man als Gründer eines Startups in diesen Bereichen oft noch unerfahren ist, helfen die Stempel dabei, einen klaren Überblick zu behalten.

Stempel für Dokumentbeglaubigungen

Typische Beispiele für Schriftstücke, die durch einen Stempel beglaubigt werden sollten oder müssen, sind Zeugnisse, Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen. Mit einem Stempel bestätigen Schulen und Behörden die Authentizität der Dokumente.

Tipp: Für Startups ist es nicht immer ganz einfach, auf Anhieb das Vertrauen potenzieller Neukunden zu gewinnen, da man als Jungunternehmer noch nicht so viele Erfahrungswerte vorzuweisen hat. Wer regelmäßige Schulungen oder Weiterbildungen besucht, sollte immer darauf achten, dass man am Ende ein aussagekräftiges Zertifikat, mit einem Stempel versehen, bekommt. Solche Referenzen sind bei Geschäftspartnern und Kunden immer gern gesehen.

Wenn man selbst etwas beglaubigen lassen möchte, gibt es verschiedene Einrichtungen, an die man sich wenden kann. Hier finden Sie eine Übersicht, welche Stellen beglaubigte Kopien ausstellen. Gutachterstempel und Dienstsiegel dürfen sogar nur von Fachpersonal hergestellt werden. Hierbei müssen genaue Vorschriften eingehalten und die Muster müssen vor Fertigstellung erst vom Auftraggeber abgesegnet werden. So soll auch verhindert werden, dass diese offiziellen Stempel leicht gefälscht werden können.

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1 Kommentar

  1. Ein schöner Artikel, es wird meiner Meinung nach nur etwas zu kurz darauf eingegangen wie wichtig das Logo im Stempel ist.

    Wenn man Briefpapier für Antworten hat, hat man das Logo häufig schon am oberen Rand, dort wird es jedoch schnell mal Übersehen. Der Firmenstempel steht aber direkt neben der Unterschrift des Absenders. Jeder der sich jetzt also damit beschäftigt von wem dieser persönlich unterschriebene Brief aus der jewieligen Firma gekommen ist, stößt automatisch auf das Logo. So wird gewährleistet das die Firma mit ihrem Logo sich automatisch besser ins Gedächnis einprägt.

    Eine Gute Idee für ein Startup das persönlichkeit ausdrücken möchte konnte ich erst neulich beobachten. Ein gut Designter Firmenstempel und ein Stapel weißer Blankokarten.
    Für jeden der eine Visitenkarte bekommen soll drückt man jetzt also direkt vor Ort den Stempel auf eine Karte und hat jederzeit die Möglichkeit etwas hinzuzufügen. So z.B. eine persönliche Widmung, ein oder zwei Stichpunkte zur Geschäftsbeziehung oder einfach die persönliche Unterschrift des Ansprechpartners. (Tipp: trainieren sie Ihre Handschrift für ein solches Ereignis)

    Tipp: Lasst euren Stempel professionell vom Designer machen, damit er einzigartig ist und nicht nur eine Aufzählung von Informationen!

    Gruß aus Österreich

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