6 Tipps für eure Buchhaltung

buchhaltung bei startups

09.05.2016 – In einem Unternehmen müssen grundsätzlich alle Einnahmen und alle Ausgaben festgehalten werden. Ein Unternehmen, welches im Handelsregister gelistet ist, also z.B. eine GmbH, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Einzelunternehmer, die keinen Kaufmannsstand haben, sind dagegen grundsätzlich nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies betrifft in der Regel auch alle Freelancer und Kleinunternehmer. Diese müssen lediglich die Geldeinnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Das kann ganz klassisch mit Stift und Papier erfolgen oder mit Software.

Für welche Variante man sich auch entscheidet, es ist immer sehr wichtig, gleich von Anfang an Ordnung in sein System zu bringen. Andernfalls kann es am Jahresende sehr schwierig werden, Gewinne und Verluste korrekt gegenüberzustellen und auszuwerten. Da sich die meisten Unternehmer jedoch nicht immer mit der Buchhaltung auskennen und es sich deshalb nicht selbst zutrauen, wird hierfür ein externer Buchhalter engagiert.

Alternativ kann man sich aber auch mit einer Buchhaltungssoftware behelfen. Eine solche ermöglicht auch Gründern mit wenigen Vorkenntnissen, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Das Angebot auf dem Markt ist mittlerweile sehr groß und recht unüberschaubar. Am Ende hat sich social-startups.de für die Software von Lexware entschieden. Der Umfang dieser Software ist für unsere Zwecke völlig ausreichend und wahrscheinlich auch für andere kleinere bis mittlere Unternehmen geeignet.

Nachstehend möchten wir noch 6 Tipps geben, die euch bei der Buchhaltung helfen sollen:

Tipp 1: Buchhaltung selbst übernehmen oder abgeben?

Entscheidet euch bereits bei der Gründung, ob ihr die Buchhaltung an externe Buchhalter/Steuerberater abgeben wollt oder ob ihr dies selbst übernehmen möchtet. Externe Anbieter sind meist kostspielig und lohnen sich erst ab einer bestimmten Umsatzgrenze. Falls ihr euch für die günstigere Variante Do-It-Yourself entscheidet, nutzt eine Buchhaltungssoftware, die zu eurem Unternehmen am besten passt. Es sollte eine Software sein, die von den Funktionen her nicht zu überladen ist, aber trotzdem genug bietet, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. So könnt ihr die Finanzen eures Unternehmens selbst in die Hand nehmen und die Kontrolle behalten.
 

Tipp 2: Fehlerfreie Rechnungen

Prüft vor allem erhaltene Rechnungen genau, da es ansonsten zu Schwierigkeiten beim Vorsteuerabzug kommen könnte. Erhaltene (und gestellte) Rechnungen sollten fehlerfreie sein. Jede Rechnung sollte zumindest folgende Elemente enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmens und des Kunden bzw. Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer (eindeutig)
  • Steuernummer bzw. die USt.-ID
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung und deren Entgelt

 

Tipp 3: Kleinunternehmerregelung

Prüft bei der Gründung genau, ob ihr die Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in Anspruch nehmen wollt. Diese Regelung kann nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden und erleichtert die Buchhaltung. Hier kann ein Steuerberater Auskunft geben. Falls ihr euch nach ein paar Jahren doch um entscheiden solltet, kann dies mit Schwierigkeiten verbunden sein.
 

Tipp 4: Kassenbuch

Wenn ihr Bargeschäfte führt, dann ist die Führung eines Kassenbuches empfehlenswert, um alle Geschäftsvorfälle genau zu dokumentieren.
 

Tipp 5: Dokumentation von Geschäftsvorfällen

Zeichnet alle Geschäftsvorfälle neben Rechnungen und Belegen auf. Achtet speziell auf folgende Themen:

  • Lohnzahlungen
  • Kredite
  • Versicherungen
  • Wareneingänge und Warenausgänge
  • Abschreibungen

 

Tipp 6: Termine einhalten

Haltet euch an Termine, besonders an die Termine von Ämtern und Gläubigern. Viele verpasste Termine können mit hohen Mehrkosten verbunden sein. Eine der einfachsten Möglichkeiten um Geld zu sparen ist es, Gebühren durch Mahnungen und Verspätungszuschläge zu vermeiden.
 

Fazit

Bei einem reibungslosen Ablauf der Buchhaltung sollte man sich an die Vorgaben des Systems halten. Gebt alle terminierten Unterlagen termingerecht ab, zahlt die Rechnungen innerhalb der Frist und achtet auf eine korrekte Form der Rechnungen. Auf diese Art und Weise zu arbeiten, erleichtert die Buchhaltung nachhaltig. Die Verwendung einer geeigneten Buchhaltungssoftware könnte die Arbeit noch mehr erleichtern und Kosten sparen. Zudem können so am Jahresende die nötigen Dokumente in passender Form dem Finanzamt vorgelegt werden, da Buchhaltungs-Programme in der Regel direkte Schnittstellen zum Finanzamt beinhalten.

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1 Kommentar

  1. Ein sehr informativer Beitrag mit den wichtigsten Informationen zum Thema Buchhaltung für Startups. Gerade die Dokumentation von Geschäftsvorfällen ist wichtig und geht im Alltagsstress oft unter. Wer genauer wissen möchte, wie man Einnahmen und Ausgaben richtig erfasst und Belege sortiert, kann das in unserem Artikel nachlesen: https://debitoor.de/gruenderlounge/buchhaltung/wie-verschaffe-ich-mir-einen-ueberblick-ueber-meine-einnahmen-und

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